כשאין זמן לבזבז – חתימה דיגיטלית מהירה על מסמכים

בארגונים ועסקים רבים כבר ביצעו את הצעד המתבקש של מעבר אל חתימה דיגיטלית על מסמכים. אין ספק שמערכות כאלו מעניקות הרבה יתרונות כגון חיסכון בכסף ובציוד משרדי, חיסכון בטעויות אנוש ואי הבנות, תדמית ירוקה ומתקדמת, הגברת הפריון בעבודה ושביעות הרצון, שיפור הזמינות והנגישות ללקוחות ושותפים עסקיים, ועוד. אחד היתרונות של מערכת כזו, היא המהירות שבה יכולות להתבצע חתימות על מסמכים, ובשורות הבאות נסביר מדוע.

למה וכמה זה יותר מהיר?

קודם כל, מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים חוסכת בזמן מפני שאתם נפרדים לשלום מהטפסים והמסמכים הרגילים. אם ניקח למשל טופס רגיל שאתם צריכים להעביר ללקוח או לשותף, כאשר הזמן דוחק מן הסתם לא תזמינו את הלקוח אליכם למשרד. מה שתעשו הוא לשלוח את המסמך למייל שלו, ומכאן הכדור בידיים שלו. צריך להמתין עד שהלקוח או השותף יהיה בקרבת ציוד משרדי בו יוכל להשתמש. כעת יהיה עליו להדפיס את הטופס או המסמך ששלחתם אליו במייל, למלא ולחתום עליו באופן ידני, ואז בשביל להעביר אותו בחזרה אליכם יצטרך לסרוק אותו ולשלוח במייל שוב. כעת צריך להמתין עד שאתם תימצאו ליד ציוד משרדי, כדי שתוכלו לפתוח את המסמך, להדפיס אותו, לחתום עליו ידנית, לסרוק שוב ולשלוח בשביל להעביר את הטופס החתום גם לצד השני, ולבסוף לתייק באיזה תיקייה או ארונית.

אם התעייפתם מלקרוא את התיאור הזה, אתם לגמרי צודקים, ומערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים לגמרי מייתרת אותו. במקרה שלה, רק ממירים תוך שניות ספורות את הטופס לדיגיטלי, מציינים את שם הנמען ושולחים לו בקישור ב- SMS או במייל. הוא פשוט פותח את הקישור מכל מקום, חותם עם האצבע על מסך המגע (או עם העכבר במחשב), וזהו – המסמך עובר אליכם ונכנס ישירות לתיקייה. כל התהליך הזה יכול להסתיים תוך חצי דקה. ובאותו האופן, אם מישהו שולח אליכם טפסים להחתמה מהירה, כי הזמן דוחק מסיבה זו או אחרת, פשוט המירו את המסמך שלו לטופס דיגיטלי וחתמו מכל מקום, בכל זמן ובכל מצב.

למעשה, עם מערכת לחתימה דיגיטלית על מסמכים הכל קורה הרבה יותר מהר. למשל, אפשר לעשות איתה סבב חתימות מנוהל באופן מקביל טורי. אתם בוודאי יודעים כיצד סבבי חתימות כאלו יכולים להיתקע כאשר אחד הגורמים או בעלי התפקידים אינו יכול לבצע את כל הפרוצדורה שלעיל. לפעמים עוברים ימים עד שכולם חותמים. לעומת זאת, מכיוון שטפסים דיגיטליים הם כה נגישים וזמינים, כל אחד מהנמענים רק צריך לפתוח את הקישור, לחתום, וגמרנו תוך דקות ספורות לכל היותר.