DigitalNews | חדשות דיגיטל כל החדשות הכי ויראליות ברחבי הרשת
נכון לשנת 2023 עסקים רבים בישראל כבר עברו לחתימה דיגיטלית בהיותה חוסכת זמן וכסף. אם אין לכם עדין חתימה דיגיטלית ואתם מבקשים להבין כיצד היא תחסוך לכם, המשיכו לקרוא את המאמר הבא.
מה זה אומר חתימה דיגיטלית
בכדי להבין איך חתימה דיגיטלית תורמת לעסקים בשנת 2023 יש תחילה להבין את מהותה של חתימה זו. אז חתימה דיגיטלית למעשה מחליפה את הניירת של העסק, עם הפיכת כל מסמך במהירות וקלות לדיגיטלי, ללא צורך בהדפסתו וללא צורך בהתקנות מיוחדות של תוכנה. מסמכים אלו כוללים שדות למילוי וחתימה עם העכבר או עם האצבע, ואז רק נשאר לשלוח אותם אונליין ליעדם, לצד כניסה אוטומטית של המסמך החתום לתיקיה שהוכנה עבורו מראש.
כדאיות המעבר לחיצה דיגיטלית
הסיבה שכל כך הרבה גורמים במשק של ימנו כבר עברו לשירותי חתימה דיגיטלית, נובעת משורה של יתרונות שיש לחתימה זו לספק:
- חתימה דיגיטלית חוסכת למשרד את הצורך בהדפסת מסמכים על גבי ניירות, מה שחוסך לעסק בציוד משרדי, דיו למדפסת וזמן עבודה של סריקה והדפסה, מילוי ידני של תכני הטופס, שליחה חוזרת, תיוק המסמך וכו'. מהחיסכון נהנה גם הצד ששולח את הטפסים וגם הצד שמקבל אותם.
- החיסכון בניירת גם תורם לייעול עבודת המשרד, למשל חיסכון בפעולת תיוק תיקים, לצד חיסכון במקום פיזי במשרד עבור ארוניות עמוסות בקלסרים. תיוק רגיל של תיקים לא אחת מוביל לטעיות אנוש וחוסר סדר במשרד, בעוד שחתימה דיגיטלי מאפשרת לשמור את כל מסמכי המשרד במחשב באופן אוטומטי, מהיר, יעיל ומאורגן.
- מסמכים עם חתימה דיגיטלית ניתן לשלוח לכל נמען מכל מקום ובכל שעה, מבית העסק, מהבית, בית קפה או מחו"ל, מה שמייעל את עבודת העסק ולא מגביל אותו למקומות או זמנים ספציפיים.
- להתייעלות העבודה עם חתימה דיגיטלית יש השפעה ישירה על התנהלות העסק, כגון רמה הרבה יותר גבוהה של זמינות ועבודה הרבה יותר יעילה של כל מחלקות החברה, בין אם מדובר במחלקת הפצה ושיווק, כוח אדם, הנהלה ושירות לקוחות.
- ההתייעלות של העסק עם חתימה דיגיטלית מאפשרת לו לחסוך בהוצאות הנדרשות עבור קניית ציוד פיזי ותחזוקתו, למשל עבור רכישת ניירות, טיונרים, תחזוקת מדפסות וסורקים וכו'.
- המערכת שמנהלת את החתימה הדיגיטלית פועלת באופן אוטומטי מסודר, מהיר ויעיל, הזמין לכל עובד בחברה מכל מחשב, מה שמייעל הליכים עסקיים, הופך אותם ליותר זמינים ומהירים, וכך גם תורם לשיפור הכנסות העסק.
