בעידן של ביג דאטה ארגונים מתמודדים עם שני אתגרי ניהול במסדי הנתונים – הראשון ניהול יעיל המאפשר להפיק תובנות מהירות ולהשפיע על תהליכי קבלת ההחלטות והשני, ניהול "רזה" שחוסך בעלויות תפעול ומאפשר ביצועים מהירים. כיצד מערכות ניהול נתונים מייעלות את הארגון? הנה כמה כלים שכדאי להכיר.

קטלוג המערכת המשמש כבסיס להגדרות.

כל מערכת ארגונית נדרשת להגדרות מובנות ולאחידות. בדרך זו ניתן לשלוף מידע מתוך שדות מובנים, לנתח אותו במהירות ולמנוע כפילות נתונים. מערכות לניהול נתונים מתקדמות כוללות קטלוג מערכת אשר בו מאוחסנות כלל ההגדרות, שמות הישויות במערכות, סוגי השדות, חוקי אימות לשדות ועוד, שמרוכזים בטבלאות וניתנים לשליפה מהירה. קטלוג המערכת ניתן להעתקה בין מסדי נתונים שונים באמצעות רכיב מערכת נוסף בשם מנגנון השכפול, מה שמקל על ניהול מסדי נתונים ואגמי נתונים, תורם לשמירה על אחידות הנתונים ומאפשר תהליך עבודה יעיל יותר.

כלי למיטוב שאילתות (Query Optimizer)

כידוע, ניתוח הנתונים במערכות המידע הארגוניות ובפרט במערכת הבינה העסקית מבוסס על חישובים סטטיסטיים באמצעות שאילתות. שאילתות "כבדות" שכוללות נתונים רבים, טבלאות ארוכות ומופעי עדכון מרובים מאטים את קצב המערכת ופוגעים בביצועים. באמצעות כלי למיטוב שאילתות ניתן ליצור אופטימיזציה לשאילתות ולמנוע את הפגיעה בביצועי המערכת. מנהלי מערכת (אנשי ה-DBA) נעזרים בכלי זה כחלק מתהליכי ניהול בסיס הנתונים.

פינוי שטח אחסון באמצעות מנהל האחסון.

בכל מסד נתונים ישנו כלי מובנה בשם מנהל האחסון המאפשר לפנות מקום עבור נתונים חדשים באמצעות תהליך של "ניקוי" ממש בדומה לעולם המחשוב הביתי. מנהל האחסון מבצע שימוש בנפח האחסון שיש בשרתים שונים (לדוגמה: העברת נתונים בין מספר תחנות עבודה, העברת נתונים בצורה היברידית בין שרת הענן לשרת הפנים ארגוני)  כך שניתן לנהל בקלות את נפח האחסון ולהבטיח את הביצועים המהירים של המערכת.

שליפת נתונים מהירה באמצעות Cache

Cache הוא רכיב חומרה הפועל כמו קבצי "עוגיות" ומטרתו ליצור קבצי מטמון שניתנים לשליפה מהירה ללא כל צורך בהרצה מחודשת של המערכת. זהו תהליך בלתי מוגבל שמאפשר לאחזר קבצים בעת הצורך מתוך "גוף מארח" לדוגמה: נפח אחסון של מחשב ביתי או נפח אחסון שנרכש בענן. ארגונים המבצעים שימוש בזיכרון מטמון חוסכים בעלויות אחסון המידע, משום שהתשלום מבוצע רק עבור הגישה לנתונים ולא עבור האחסון.

ניהול יומן אירועים.

מנהלי בסיסי נתונים (אנשי ה-DBA) נעזרים ברכיב פנימי במערכת אשר מאפשר לעקוב אחר פערים במסד הנתונים, שנוצרו בין ריצות עדכון המערכת. רכיב יומן האירועים מפעיל טריגר שנועד לבדוק את יומני מסד הנתונים ולהחזיר פלט עם הפערים שנמצאו, בדרך כלל נהוג להפעיל רכיב זה כדי לאתר עסקאות שלא חויבו או לאתר פערים בנתונים בתוך עסקאות קיימות. נהוג להיעזר במנגנון בקרת מקביליות אופטימי ,במקביל לניהול יומן אירועים כדי לנטרל התנגשות בין שתי תנועות שבוצעו במקביל וגרמו לשגיאת כתיבה.