איך לקלוט עובד חדש?

כאשר קולטים עובד חדש בארגון יש לבצע מספר שלבים, המתחילים כבר במהלך הגיוס והריאיון, ועד ההשמה וההשתלבות הטובה של העובד בתפקיד החדש. לשם כך, חשוב שתהיה תוכנית קליטה מסודרת וברורה, המסייעת לבצע את התהליך בצורה קלה, חלקה, מהירה ונוחה ככל האפשר לעסק ולעובד.

לדאוג להשתלבות חלקה של העובד

כאמור, ישנה חשיבות גדולה לתמיכה בעובד החדש בעת שהוא משתלב בעסק, בדגש על השבוע הראשון. בתור התחלה, כדאי לערוך שיחה מקדימה עם הצוות הרלוונטי בארגון, לגבי כניסת העובד החדש, מהות תפקידו והאופן שבו הוא אמור להשתלב. בתוך כך, כדאי שתהיה תוכנית מסודרת לחפיפה, עם נהלים ברורים, שיטות עבודה והנחיות לשימוש במערכות מידע בארגון, ולמנות עובד מסוים שיהיה זמין למענה על שאלות ולמעשה אחראי על החפיפה.

בנוסף, רצוי שהמנהל האחראי יקיים עם העובד החדש שיחה לתיאום ציפיות, לדאוג לכך שפינת העבודה תהיה מוכנה ומסודרת, ומעבר לכך להתאזר בסבלנות. כלומר, לא ללחוץ על העובד החל מהיום הראשון, אלא לתת לו את הזמן ללמידה והשתלבות, להמתין עם משימות ודרישות מורכבות, ולענות על שאלות. כאשר השבוע הראשון מסתיים, כדאי לערוך שיחת משוב משני הצדדים, כלומר המנהל לגבי תפקוד העובד, ואילו העובד יספר על השתלבותו ושביעות רצונו מתהליך הקליטה.

ייעול הטפסים בקליטת עובד חדש

יש בתוך תהליך קליטת עובד חדש טפסים שונים, כגון טופס קליטת עובד, טופס 101, טופס שיוכים לקופות גמל, החוזה ההעסקה וכן הלאה. כדאי וניתן לייעל את השימוש בטפסים על ידי מעבר לחתימה דיגיטלית. מדובר במערכות הממירות את כל הטפסים הנדרשים עבור קליטת עובד חדש לכדי טפסים דיגיטליים, שאותם ניתן למלא ועליהם ניתן לחתום ללא צורך בהדפסה. את הטפסים שולחים בקישור לנייד או למייל של העובד, והוא יכול למלא אותם בכל עת ומכל מקום, כולל חתימה וכולל צירוף מסמכים נלווים גם בצילום מהנייד.

בדרך הזו נחסכים הרבה טרטורים לעובד ולמחלקת משאבי האנוש, כי לא צריך להדפיס ולסרוק מסמכים, לא צריך ניירות או תיוקים ידניים, וגם לא צריך להגיע למשרד המחלקה. כמו כן, השימוש במערכות חתימה דיגיטלית מקטין באופן משמעותי מצבים של טפסים לא שלמים או מילוי שגוי, שכן המערכת כופה שדות ומסמכי חובה, וגם קטן משמעותית הסיכוי לתיוקים לא נכונים של טפסים, מסמכים שמתקמטים, נאבדים, נרטבים וכדומה. בארגונים שכבר עברו לקליטה וניהול של עובדים עם טפסים דיגיטליים, מדווחים על שביעות רצון גבוהה מצד העובדים ומצד אנשי מחלקת משאבי האנוש.