צריכים לחתום על מסמך? כל היתרונות של חתימה דיגיטלית!

למרות שחתימה דיגיטלית על מסמכים כבר נמצאת איתנו מזה כמה שנים, לא כולם מכירים את יתרונותיה או מבינים בדיוק במה מדובר. אז בשורות הבאות תקבלו הסבר תמציתי על הכלי היחסית חדש הזה, ועל כמה יתרונות בסיסיים שלו.

אז מה זה חתימה דיגיטלית

כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית מתכוונים למסמך ממוחשב שאותו ניתן למלא ולחתום אונליין, בלי שצריך להדפיס, לסרוק אותו וכן הלאה. את המילוי והחתימה אפשר לעשות למשל מהמחשב בבית או במשרד, מלפטופ או טלפון נייד איפה שלא נמצאים, כאשר את החתימה עושים עם האצבע על מסך המגע או העכבר על המחשב. כדי להתנסות, כדאי לחפש חברות המציעות חתימה דיגיטלית חינם על מספר מסוים של מסמכים לחודש או בכלל.

עם זאת, חתימה דיגיטלית היא לא רק החתימה של שמכם (או מישהו ששלחתם אליו) על המסמך. למעשה, החתימה הדיגיטלית עצמה היא קובץ מוצפן שמתווסף אוטומטית, בלי שאתם צריכים לעשות כלום, אל אותו המסמך. המטרה של הצופן היא להגביר ככל הניתן את האבטחה, כך שניתן יהיה לדעת ברמה גבוהה שמי שחום על המסמך הוא אכן מי שהוא מתיימר להיות, וגם שלא בוצעו שינויים לאחר שהמסמך נחתם.

למעשה, עם מערכת מתאימה אפשר להמיר כל מסמך ממוחשב לכדי מסמך דיגיטלי, ומכאן והלאה לחתום עליו ו/או לשלוח אותו למילוי וחתימה בקישור ב- SMS או במייל. לדוגמא, אפשר לעשות את זה עם מסמכים אישיים כמו חוזה שכירות של דירה, מסמכים מול הבנק או חברת הביטוח שלכם. מאידך, לצרכים עסקיים אפשר לעשות זאת למשל עם טופס 101, טופס 106, חוזה העסקה, הסכם קבלת שירות, אישורים של הוצאות רכש, שיוכים לקופות גמל ועוד הרשימה ארוכה.

ומה היתרונות של חתימה דיגיטלית?

במאמר אחד לא נוכל לסקור את כל היתרונות של חתימה דיגיטלית, לכן נציין את הבולטים שבהם:

• זמינות מלאה – בכל זמן ומכל מקום אפשר להמיר מסמכים לדיגיטל ולשלוח אונליין.
• מהירות – אין עוד צורך בהדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכן הלאה. הכל קורה אונליין הרבה יותר מהר ופשוט.
• חיסכון בכסף – השימוש בחתימה דיגיטלית חוסך בנייר ובציוד משרדי כמו מדפסות, טונרים, דיו, תיקיות וכדומה.
• ארגון וסדר – מי שמשתמש בחתימה דיגיטלית גם מקטין מאוד את הבעיות של טעויות אנוש, כמו מסמכים שלא מולאו נכון, שחסרים בהם פרטים, שלא תויקו במקום הנכון, שנרטבו, התקמטו, הלכו לאיבוד וכדומה.
• איכות הסביבה – החיסכון בנייר תורם כמובן לאיכות הסביבה עקב הקטנת כריתת עצים והזיהום הנלווה לתעשיית הנייר.